Um dies zu vermeiden werden heute üblicherweise inner-betriebliche Regelwerke mit dem Ziel entwickelt, sämtliche betrieblichen Prozesse datenschutzgerecht und sicher zu gestalten (Datenschutzkonzept, IT-Sicherheitskonzept, Berechtigungskonzept etc.). Zusätzlich wird meist eine Organisation aufgebaut, die sicherstellen soll, dass eine kontinuierliche Anpassung, Aktualisierung und Einbindung in alle relevanten Abläufe, z. B. durch den Datenschutzbeauftragten und einen IT-Sicherheitsbeauftragten garantiert ist.

Der wichtigen dritten Säule zur Hebung und Erhaltung von Datenschutz- und IT-Sicherheitsstandards, der Schulung und Information der mit IT-Systemen arbeitenden Beschäftigten, wird häufig nicht ausreichend Beachtung geschenkt. Erfahrungsgemäß hat jedoch gerade die Einbeziehung der Akteure und Adressaten von Regelwerken in Form von Sensibilisierungsmaßnahmen den größten Effekt in Bezug auf das Kosten/Nutzen-Verhältnis. Wem der Zweck bestehender Regeln und die Gefährdungen bei Nichtbeachtung erläutert werden, versteht deren Sinn und erfasst auch den Nutzen für das Unternehmen und sich selbst. Die Befolgung der Regeln wird dann aus Einsicht geschehen – und damit wesentlich zuverlässiger.

Um Sensibilisierungsmaßnahmen optimal aufeinander abzustimmen und so den größtmöglichen Effekt zu erzielen, hat es sich bewährt, zu Beginn des Projekts zunächst den betrieblichen Bedarf zu ermitteln und hieraus anschließend sinnvolle Maßnahmenpakete abzuleiten. Dabei werden die Einzelmaßnahmen so gewählt, dass möglichst alle betrieblichen Gruppen gleichermaßen erreicht werden.

Sinnvolle Einzelmaßnahmen können dabei zum Beispiel von Intranet-Informationen, Merkblättern und Flyern über Bildschirmschoner, Videos und Zeitungsartikeln bis zu Informationsveranstaltungen, Live-Hacking-Vorführungen und Preisausschreiben reichen.

• Datenschutz und IT-Sicherheit müssen "im Gespräch bleiben"
  
  
• Der Datenschutz- und IT-Sicherheitsstandard eines Unternehmens kann nur so gut sein wie das Bewusstsein der Mehrheit der Beschäftigten.
  
  
• Nur Einsicht erzeugt Umsicht
  
  
• Kleine, aber häufige Denkanstöße sind besser als große, seltene Aktionen
  
  
• Der Wiedererkennungseffekt ist essenziell für den Lernerfolg
  
  
• Denkanstöße sind desto besser je praxisbezogener sie sind (handfeste Tipps statt theoretischer Betrachtung)